在香港注冊(cè)的有限公司，都需要根據(jù)香港公司法委任董事及公司秘書(shū)，以便履行公司的法定責(zé)任，及維持公司基本的運(yùn)作。

公司秘書(shū)乃法定職位，其職務(wù)包括向公司注冊(cè)處申報(bào)有關(guān)公司的結(jié)構(gòu)、任何主要人事的變動(dòng)；亦需為董事局?jǐn)M備公司的會(huì)議議程、籌備周年股東大會(huì)及對(duì)相關(guān)的法定條例提供專業(yè)咨詢。

一、秘書(shū)的任職資格

公司秘書(shū)可以是一個(gè)自然人或一個(gè)法人團(tuán)體。

（1）若為個(gè)人，該人必須經(jīng)常居住于香港；

（2）若為法人團(tuán)體，該法人團(tuán)體必須在香港有注冊(cè)地址或營(yíng)業(yè)地點(diǎn)。

上市公司對(duì)秘書(shū)的要求較為嚴(yán)格。上市公司的秘書(shū)必須是個(gè)人而非法人團(tuán)體，而且該人必須是英國(guó)特許秘書(shū)及行政人員公會(huì)香港分會(huì)會(huì)員、律師、大律師或?qū)I(yè)會(huì)計(jì)師，而且必須得到聯(lián)合交易所認(rèn)可其在學(xué)術(shù)及專業(yè)資格方面足以履行其職責(zé)。

根據(jù)法例，公司秘書(shū)一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當(dāng)一份檔應(yīng)由董事和秘書(shū)聯(lián)合簽署時(shí)，具有董事和秘書(shū)雙重身分的人士只能以秘書(shū)的身分簽署。

二、秘書(shū)的責(zé)任

公司秘書(shū)的責(zé)任取決于其與公司的安排。一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)應(yīng)確保公司的運(yùn)作符合公司條例的要求。公司秘書(shū)通常有以下幾項(xiàng)責(zé)任:

（1） 參加股東大會(huì)和董事會(huì)，編寫(xiě)會(huì)議記錄；

（2）在董事會(huì)的指示下，發(fā)通知給有權(quán)出席股東大會(huì)和董事會(huì)的所有人員；

（3）秘書(shū)有時(shí)應(yīng)加簽檔和蓋章；

（4）處理股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜；

（5） 保存會(huì)議記錄、股東名冊(cè)、董事和秘書(shū)名冊(cè)、抵押名冊(cè)；

（6）按規(guī)定向公司注冊(cè)處提交有關(guān)文件， 例如年度報(bào)表，更改董事或股東的通知等。

擴(kuò)展資料：

秘書(shū)需要有以下五方面的能力：

1、多元化才能

秘書(shū)應(yīng)用懂得兩國(guó)甚至三國(guó)以上的語(yǔ)言，具有一定的語(yǔ)言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。

2、組織能力

秘書(shū)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)組織者，她要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。

3、溝通能力

秘書(shū)需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。

4、獲取新知識(shí)的能力

秘書(shū)必須通過(guò)繼續(xù)深造來(lái)不斷增長(zhǎng)知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。

5、團(tuán)隊(duì)合作能力

秘書(shū)要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，她需要收集信息，需要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。因此團(tuán)隊(duì)合作能力也是秘書(shū)工作的一個(gè)關(guān)鍵部分。